A escolha de um Sistema de Gestão Empresarial começa com uma Consultoria de Gestão.
A maioria dos ERP (Enterprise Resource Planning®) são modulares, os clientes podem escolher entre os principais módulos e sub-módulos. Entre os módulos mais comuns tem o de venda (CRM), o tratamento dos pedidos, o acesso dos representantes comerciais, a gestão de depósito (WMS), o suporte ao Cliente (SAC) e o serviço de emissão de Notas fiscais.
Um sistema ERP é capaz de gerenciar simultaneamente vários dados de negócios em vários locais, tanto processos gerenciais (logística, fabricação, vendas) como processos de apoio (finanças, contabilidade, RH). O banco de dados e os usuários do sistema podem usar qualquer plataforma (inclusive Microsoft) contando que eles acessam online. Qualquer pessoa que já trabalhou em programas no âmbito do sistema operacional Windows, é muitas vezes confrontado com o dilema de onde clicar para realizar tal tarefa. Por isso a usabilidade do sistema ERP deve ser grande para facilitar a vida do usuário.
Claro que, como com qualquer solução de ERP, o sistema Weblogia com o qual trabalho possui certas características que desenvolvemos com segmentos específicos como o Comércio exterior (gestão das importações de mercadorias da China). Ao longo dos anos temos acumulado experiência no segmento de distribuição e revenda de mercadorias em geral. Acreditamos que, apesar de ser bastante envolvido na área de Distribuição, nosso ERP oferece soluções gerais de gestão de negócio que atendem vários outros segmentos da economia brasileira.
Metodologia de implementação
Nossa equipe trabalha com implantação de sistemas de ERP há mais de dez anos. Nossos muitos anos de experiência são um diferencial grande para definir o melhor modelo de implementação de nosso ERP na sua empresa. Dentro da Weblogia, eu cuido particularmente da reengenharia e implementação de processos gerenciais nas empresas clientes. Vai muito além do levantamento de requisitos e necessidade do cliente, como fazer os consultores de TI. Meu trabalho é de Consultor de Gestão (BPM), cuido da implementação avançada do ERP, de processos organizacionais complexos, desde a abordagem inicial de projeto até minha consultoria para a migração de um antigo pacote de software para nosso ERP.
Especificação de requisitos
Minha abordagem inicial consiste em analisar suas necessidades. É essencial para esclarecer as expectativas de nossos clientes e garantir que suas necessidades estejam colocadas em cima do sistema. O ERP Weblogia possui funcionalidades completas. Com base em nossa experiência, vemos um alto grau de ganhos de eficiência que podem ser alcançados através do levantamento de processos gerenciais que eu realizo como fase inicial na empresa cliente.
Se aprendi alguma coisa nos últimos projetos de ERP que implantei, é aconselhor o cliente em evitar softwares pré-fabricados (chamados softwares de prateleira). O nosso objectivo é concluir projetos de implementação na base das necessidades do usuário e entregar um software ERP totalmente otimizado. Na prática o que isto significa para nós? Estar sempre prontos para fazer modificações e melhorias personalizadas para o sistema em caso de demandas dos nossos clientes nesse sentido.
Por outro lado precisamos esclarecer que o desenvolvido de nosso software não é específico à demanda de nenhum cliente em particular: não se trata de um programa feito sob medida. Hospedado no nosso servidor, o Weblogia ERP é igual para todos. As melhorias sujeridas por um Cliente, são aproveitadas por todos os demais.
Conversão, importação e migração de dados
Os dados que a empresa cliente armazenou devem poder ser importados em qualquer sistema novo. No entanto, é importante salientar que a migração não é primariamente uma questão de tecnologia (basta criar um conector, dependendo do formato de exportação). A conversão de dados no nosso sistema deve ser sempre precedida por um esclarecimento lógico (por exemplo: deletar clientes duplicados etc) e uma visão de gestão para definir até que ponto e porquê os dados antigos serão necessários. Novamente, depende de uma análise de processos gerenciais, mais que de treinamento dos usuários.
Considerações finais
Na nossa experiência, não importa o quanto cuidadosa e completa foi feita a preparação da implantação: qualquer instalação de um novo sistema, ainda mais um ERP, é sempre um choque para os usuários. A fim de tornar a implementação mais fácil para os nossos clientes, minha presença como Consultor de BPM será constante no local do cliente para reduzir gradualmente as dificuldades, ajudar os usuários e caminhar de maneira certa para garantir uma alta taxa de aderência.
